Nelle aziende con ERP SAP è presente nativamente un potentissimo strumento, SAP Business Workflow, per la gestione dei workflow. Il tool è da utilizzare quando la mancata collaborazione e trasparenza nei flussi di lavoro rallentano i processi. Implementarlo non richiede la funzione IT ed è un’operazione che può essere avviata internamente ad operations, procurement e supply chain.
SAP Business Workflow: quali sono i problemi che possono essere rapidamente risolti?
Gli articolati processi di rilascio, come richieste di acquisto, ordini, verifiche di fatture fornitori, i processi di aggiornamento delle anagrafiche materiali, i processi ripetitivi e i processi controllati - in cui una prova di esecuzione risulta essenziale- sono solo alcuni esempi.
Approfondiamo l’argomento in questo articolo.
Collegamenti rapidi:
- Cos'è SAP Business Workflow?
- 5 problemi da risolvere nella suppy chain
- Esempi pratici di utilizzo efficace di SAP Webflow®
- Altri motivi per attivare i workflow
Cos'è SAP Business Workflow?
Il workflow management di SAP è un sistema che definisce, crea e gestisce l’esecuzione di flussi di lavoro attraverso l’uso di software; opera su uno o più motori di flussi di lavoro ed è in grado di interpretare il processo definito, di interagire con il flusso di lavoro dei partecipanti e, dove richiesto, richiamare l’uso di strumenti IT e applicazioni.
In altre parole, il workflow è lo strumento ideale per garantire che i flussi di lavoro siano assegnati alla persona giusta al momento giusto, nella sequenza corretta e con le informazioni necessarie.
Infatti, attraverso il workflow, le persone collaborano in modo efficace, impiegando solo il tempo che serve nelle attività chiave dei processi.
I 5 problemi della suppy chain da risolvere con il Business Workflow di SAP
I benefici maggiori nell’uso dei workflow si ottengono nella gestione di processi molto definiti e controllati e che si verificano con una frequenza elevata: i workflow creati per gestire questo tipo di processi sono chiamati “transazionali” e sono piuttosto frequenti in ambito operations e supply chain.
Per capire se il workflow possa aiutare a risolvere un problema di rallentamento di processi e/o di errori ricorrenti, si deve verificare se esso sia relativo ad un processo avente una delle seguenti 5 caratteristiche:
- il processo si verifica frequentemente?
- il processo ha un elevato grado di regolamentazione?
- il processo coinvolge molte persone?
- il processo prevede che le persone coinvolte debbano essere coordinate?
- Il processo richiede speciali livelli di trasparenza e sicurezza?
Nei casi sopra indicati ci troviamo nella situazione in cui l’utilizzo di SAP Business Workflow è in grado di risolvere definitivamente il problema organizzativo che l’azienda sta affrontando.
Ma quali sono i segnali di inefficienza di un processo? Molto spesso, l’eccesso di e-mail e telefonate di sollecito, di richiesta di informazioni o di passaggi di attività rappresenta un’enorme inefficienza perché, invece di contribuire a concludere velocemente un processo, lo rende più lungo e complesso. Se l’impresa si trova in questa situazione, avviare un progetto organizzativo per gestire il flusso di lavoro con un workflow potrebbe essere la soluzione migliore.
Esempi pratici di utilizzo efficace di SAP Webflow®
Caso 1 - Workflow per la gestione delle anagrafiche materiali
Le anagrafiche dei materiali sono in costante aggiornamento, perché ne vengono create di nuove, mentre quelle vecchie vengono eliminate. I dati a esse associati sono presenti in una decina di viste differenti di SAP: accounting, basic data, classification, costing, forecasting, MRP, plant sotcks, prduction resources, purchasing qualit management, sales, sotrage, storage locations sotck, warehouse management, work scheduling.
Questo perché l’utilizzo delle anagrafiche dei materiali è trasversale all’azienda e coinvolge tutti, dalla produzione, agli acquisti, alle vendite, al magazzino, al marketing, all’amministrazione, al controllo di gestione.
Com’è possibile che un’operazione così complessa e determinante possa essere gestita efficacemente con telefonate e email? Spesso la causa dei processi inefficaci non è la negligenza delle risorse, ma l’utilizzo di strumenti inadeguati.
Utilizzare un workflow creato e gestito con SAP Business Workflow renderà tutto il processo trasparente, tracciato e controllato, grazie ad avvisi automatici inviati quando una sequenza arriva ad un determinato livello del flusso, completa di tutte le informazioni che necessitano approvazione e documentazione.
Il coinvolgimento del personale risulterà guidato e tutti i processi saranno collegati da flussi coordinati.
Caso 2 - Workflow per il Procurements
Anche le richieste di acquisto di beni e servizi del processo di procurement si presta particolarmente ad essere gestito attraverso workflow. È infatti caratterizzato da due aspetti: le specifiche del bene/servizio desiderato e le autorizzazioni all’acquisto.
Il processo prevede l’interazione di molti soggetti con necessità e competenze differenti e questo implica diversi problemi:
- la generazione di molte copie cartacee con informazioni inerenti all’acquisto; questa procedura implica perdita di dati, dati non leggibili e passaggi di carte da una parte all’altra
- il ritardo di imputazione dei dati in SAP riduce la possibilità del sistema di dare conto del reale stato di lavorazione della richiesta
- in altri casi, nessun dato viene realmente inserito in SAP sino al momento della generazione dell’ordine; in quel momento, scattano una serie di richieste per controllare tutti i dati, rallentando il processo e generando inefficienze
- nella fase di ricevimento del bene, l’assenza di dati completi può ritardare l’accettazione dello stesso
- chi ha bisogno del bene o servizio non conosce lo stato del processo di acquisto e non può far altro che telefonare per chiedere informazioni, generando frustrazione da parte di tutta l’azienda
Utilizzando SAP Business Workflow i vantaggi sono:
- automatizzare e attivare task automaticamente, che partono nel momento appropriato e secondo il flusso del processo di acquisto pianificato
- la carta non ha più necessità di essere utilizzata perché non porta alcun vantaggio
- tutte le attività e i controlli sono effettuati attraverso i workflow
- le scadenze possono essere facilmente monitorate in ogni loro step
- possono essere programmati report specifici dello stato delle attività per utenti specifici
Caso 3 - Workflow per il trasferimento delle informazioni
Il workflow può essere di grande utilità anche per lo scambio di informazioni in modo automatico e in tempo reale. Alcuni esempi in ambito operations sono:
- cambiamenti nei termini di consegna in un contratto
- lo status di un cliente
- i prezzi di un prodotto
- la creazione di un’anagrafica di un nuovo fornitore
- nuovi ordini clienti che superano un determinato valore
In tutti questi casi, le informazioni saranno inviate esattamente nel momento pianificato alle persone interessate e nel format definito. Inoltre, è possibile ricostruire esattamente dai log del workflow l'origine della formazione.
Caso 4 - Workflow per l’automazione in background
In questo caso, i workflow sono utili per tutti quei processi che prevedono un alto numero di attività da svolgere in maniera manuale e ripetitiva.
Queste attività sono indispensabili per il funzionamento del processo, ma al tempo stesso sono estremamente ripetitive e richiedono molto tempo da parte del personale.
Alcuni esempi di questo tipo sono:
- la creazione di un nuovo materiale, quando in realtà i dati possono essere copiati da un plant ad un altro
- ordini di vendita che possono essere convertiti in consegne usando regole predefinite
I vantaggi possono essere riscontrati nel risparmio di tempo, nella puntualità del lavoro e nella precisione dell’esecuzione.
Altri motivi per attivare i workflow
Come abbiamo visto, sono numerosi i motivi per cui risulta vantaggioso attivare i workflow all’interno di supply chain, operations e procurement. A quanto già visto, si aggiungono i seguenti elementi, che semplificano l’operatività:
- non sono necessarie licenze aggiuntive, perché il tool di SAP è un webflow
- il coinvolgimento della funzione IT è limitato
- diversi possono essere gli sponsor all’interno dell’azienda, dal controllo qualità alle vendite, perché tratta di problemi comuni molto precisi e definiti ai quali si vuole dare una semplice soluzione.
Nel corso di questo articolo, abbiamo analizzato alcuni dei motivi per attivare i workflow nella supply chain, nelle operations e nel procurement. I vantaggi sono piuttosto evidenti, ma se non sei ancora convinto facciano per te, puoi prenotare una consulenza gratuita e personalizzata, per chiarire ogni dubbio.
